راهنمای تنظیمات دفتر کار مجازی " هانی تک "

دفتر کار مجازی و ورود به کنترل پنل آن :

پس از خرید دفتر کار مجازی , آدرس IP به همراه نام کاربری و کلمه عبور جهت وارد شدن به منوی تنظیمات در اختیار شما قرار می گیرد که جهت دسترسی به پنل دفتر کار مجازی می بایست آدرس IP را در آدرس بار مرورگر خود وارد نمایید . که این آدرس شامل چهار قسمت می باشد که با نقطه ( Dot ) از یکدیگر تفکیک شده اند که هر قسمت در بازه 0 الی 254 می باشد .

نکته : توجه داشته باشید در صورتیکه از مرورگر اینترنت اکسپلورر جهت دسترسی به پنل کاربری دفتر کار مجازی استفاده می نمایید , IP را بصورت Http;//x.x.x.x وارد نمایید .

پس از وارد نمودن آدرس IP در آدرس بار مرورگر خود و فشردن کلید Enter با پنل ورود به تنظیمات دفتر کار مجازی روبرو می شوید که با وارد نمودن نام کاربری و کلمه عبور مطابق شکل ذیل به تنظیمات دسترسی می یابید .

نکته : نام کاربری و کلمه عبور به حروف کوچک و بزرگ حساس بوده و در صورت فراموش نمودن رمز عبور با واحد پشتیبانی دفتر کار مجازی " هانی تک " تماس حاصل فرمایید .

دفتر کار مجازی و مدیریت فکس ها :

قطعا تمامی افرادی که در سازمانی مشغول به کار هستند تا حدودی با مشکلات دستگاه های فکس آشنا هستند که دفتر کار مجازی با دارا بودن قابلیت فکس مجازی این مشکلات را تا حدودی برطرف نموده .

1. ارسال فکس :

جهت ارسال فکس شما به دو روش که در ادامه شرح داده خواهد شد می توانید عمل نمایید . در ابتدا پس از ورود به تب Fax به زیر منو virtual Fax بروید سپس گزینه Send Fax را انتخواب نماییددر قسمت سمت راست تنظیمات مربوط به ارسال فکس وجود دارد در قسمت Fax Device to use داخلی فکس خود را انتخاب نمایید و در قسمت Destination fax numbers شماره فکس مقصد را وارد نمایید .

همان گونه که عرض شد به دو روش می توان فکس را ارسال نمود . اولین روش , ارسال فکس به صورت متن می باشد بدین صورت است که شما می توانید با انتخاب گزینه Text Information , در کادری که جلوی Text to FAX باز می گردد , متن را تایپ نموده و اقدام به ارسال متن تایپ شده نمایید .

در روش دوم که File Upload نام دارد می توانید فایلی با پسوند txt. , .tiff یا Pdf. را بارگذاری نموده و ارسال نمایید .

مشاهده فکس های دریافتی :

فکس های دریافتی را می توانید در همان لحظه ی دریافت ، در قالب پیوست فایل در پست الکترونیک تان مشاهده نمایید و در صورت عدم دسترسی به اینترنت و یا به منظور یافتن فکس آرشیو شده می توانید فکس های دریافتی را در پنل تحت وب دفتر کار مجازی مشاهده نمایید . در تب Fax و قسمت Fax Viewer می توانید تمامی فکس های دریافتی را مشاهده , ویرایش و حذف نمایید . همچنین جهت جستجوی سریعتر و هدفمندتر می توانید فیلترهای مختلف مانند زمان , شماره فکس مبدا و ... را اعمال نمایید .

نکته : تمامی فکس های دریافتی توسط دفتر کار مجازی در قالب Pdf ذخیره می شوند پس جهت مشاهده فکس ها حتما می بایست نرم افزار مربوطه مانند Adobe Reader بر روی سیستم نصب باشد که این برنامه از ویندوز 8 به بعد به صورت پیش فرض در ویندوزها موجود می باشد .

در صورتی که برنامه ای جهت مشاهده فایل های pdf ندارید می توانید از اینجا یک برنامه کوچک برای این منضور دانلود نمایید.

دفتر کار مجازی و گزارش تماس ها :

جهت مشاهده گزارش تماس ها در تب Report و از طریق فیلتر های موجود می توان گزارش دقیق مورد نظر خود را استخراج نمود در ضمن امکان استخراج گزارش از تمامی تماس ها در قالب فایل Excel نیز وجود دارد .

توجه : در صورتی که در گزارشات شما شماره تماس گیرنده درج نمی گردد حتما با واحد پشتیبانی دفتر کار مجازی " هانی تک " جهت رفع مشکل تماس حاصل فرمایید .

دفتر کار مجازی و تعریف داخلی جدید :

جهت تعریف داخلی جدید ابتدا به تب Setting بروید سپس در زیر منو گزینه Setting را انتخاب نمایید . در سمت راست پنجره باز شده باکسی را مشاهده می نمایید که داخلی های تعریف شده روی سیستم در آن وجود دارد که با کلیک نمودن بر روی هر کدام می توانید آن داخلی را ویرایش نمایید .

با کلیک بر روی گزینه Submit به منوی تعریف داخلی جدید هدایت می شوید .

در پنجره جدید باز شده در قسمت User Extension شماره داخلی مورد نظر را که معمولا یک عدد 2 , 3 و یا 4 رقمی می باشد را وارد نمایید . در قسمت Display Name نامی به صورت لاتین وارد نمایید که این نام می تواند نام فرد و یا عنوان شغلی وی باشد و این نام هنگامی که شخص از تلفن داخلی در درون سازمان استفاده می نماید به عنوان CallerID استفاده می گردد . مقدار دو گزینه CID Num Alias و SIP Alias را دقیقا مشابه مقدار User Extension وارد نمایید .

زمانیکه اسکرول را به سمت پایین بیاورید گزینه ای تحت عنوان Secret را مشاهده می نمایید که می توانید در این قسمت کلمه عبور دلخواه خود را وارد کنید این کلمه عبور صرفا جهت اتصال تلفن داخلی به سیستم استفاده خواهد شد و در صورتی که شما فقط از امکان انتقال تماس بهره می برید نیازی به این کلمه عبور نمی باشد . بهتر است جهت حفظ امنیت بیشتر کلمه عبور را ترکیبی از اعداد و حروف انتخاب نمایید .

در پایین تر به قسمت مربوط به ضبط صدا یا Recording می رسیم که جهت استفاده از این قابلیت چهار حالت مختلف جهت ضبط پیش رو داریم .

1. Inbound External Calls ( تماس های ورودی از کلیه خطوط شهری به دفتر کار مجازی )

2. Outbound External Calls ( تماس های خروجی از دفتر کار مجازی از طریق خطوط شهری )

3. Inbound Internal Calls ( تماس های ورودی درون سازمانی )

4. Outbound Internal Calls ( تماس های خروجی درون سازمانی )

هر کدام از این حالات دارای 3 وضعیت متفاوت که در روبروی هر کدام نمایش داده می شود هستند , وضعیت Always بدین معنا می باشد که ضبط مکالمه همواره فعال باشد . وضعیت Never یعنی ضبط غیرفعال باشد . اما وضعیت Don't Care کاملا وابسته به وضعیت On Demand Recording می باشد و عملکرد آن بدین شکل است زمانیکه On Demand Recording در وضعیت Enable باشد , در حین مکالمه با شماره گیری 1* ضبط صدا انجام می شود و در صورتیکه On Demand Recording در حالت Disable قرار داشته باشد شبیه به وضعیت Never عمل می نماید .

در انتهای این قسمت و در بخش Record Priority Policy اولویت ضبط صدا که از 0 الی 20 می باشد تعیین می گردد که طبیعتا 20 بالاترین اولویت می باشد . در حقیقت زمانی که شخص تماس گیرنده و مخاطب هر دو تنظیمات متفاوتی جهت ضبط مکالمه داشته باشند تنظیمات داخلی ای که از اولویت بالاتری برخوردار باشد اعمال می گردد به مثال زیر توجه نمایید :

داخلی منشی به گونه تنظیم گشته است که تمامی تماس های آن ضبط گردد و داخلی مدیر نیز به گونه ای تنظیم گشته که هیچ تماسی ضبط نگردد هنگامی که مدیر با منشی تماس می گیرد در صورتی که اولویت مدیر بالاتر از منشی باشد تماس ضبط نخواهد شد .

در پایینتر شما تنظیمات مربوط به Voicemail را دارید

با تغییر گزینه status از Disabled به Enable پیغام گیر صوتی فعال می شود شما باید یک کلمه عبور برای صندوق صوتی خود انتخاب کنید (در صورتی که بخواهید پیغام های خود را از طریق تلفن گوش دهید به این کلمه عبور نیاز دارید) در قسمت Email Address آدرس پست الکترونیکی که پیام صوتی به آن ارسال خواهد شد را بنویسید. قسمت Pager Email Adress را با ایمیلی که قصد اطلاع رسانی دارد پر کنید(فایل پیام به این ایمیل ارسال نخواهد شد و صرفا جهت اطلاع رسانی می باشد) وضعیت Email Attachment در صورتی که روی Yes باشد فایل پیام به Email ارسال خواهد شد. در صورتی که گزینه Play CID روی Yes باشد زمانی که بخواهید این پیغام را با تلفن گوش دهید سیستم ابتدا شماره تماس گیرنده را اعلام می کند , play Envolope هم مشخصات دیگر مثل ساعت و تاریخ پیام را قبل از شنیدن پیام میخواند گزینه Delete Voicmail هم اگر روی Yes باشد بعد از شنیدن پیام آن را از روی سیستم پاک می کند.

در آخر هم برای اعمال ثبت تنظیمات روی submit کلیک کنید.

دقت داشته باشید پر کردن قسمت های مربوط به ضبط مکالمه و پیام صوتی الزامی نیست و در صورتی که نیازی به این امکانات ندارید آنها را با تنظیمات پیشفرض رها کنید.

برای ویرایش یک داخلی هم کافی است از منو سمت راست روی آن داخلی کلیک کرده و تنظیمات را ویرایش کنید دقت داشته باشید که شماره داخلی قابل ویرایش نیست و برای تغییر آن باید داخلی را حذف سپس دو باره بسازید.

نکته مهم بعد از اعمال هر تغییری پیامی مبنی بر اعمال نهایی تغییرات به ر نگ صورتی در بالای صفحه ظاهر می شود و تا زمانی که روی Applay Config کلیک نکنید تغییرات اعمال نخواهد شد.

تنظیمات انتقال تماس

برای انتقال تماس از یک داخلی به داخلی دیگر , شماره تلفن شهری و یا شماره تلفن همراه ابتدا وارد تب setting می شوید سپس از زیر منو دوباره گزینه setting را انتخواب می کنید و از منوی سمت راست روی داخلی مورد نظر کلیک میکنید تا وارد حالت ویرایش شود.

در پنجره جدید روی Add Follow me setting کلیک کنید . در صورتی که قبلا تنظیماتی انجام شده باشد این گزینه به صورت edit follow me setting نمایش داده خواهد شد.

در قسمت Follow me لیست می توانید بعد از شماره داخلی خود یک شماره دیگر وارد کنید در صورتی که این شماره خطوط شهری یا همراه باشد حتما باید در انتهای آن از علامت # استفاده کنید. سپس تنظیمات را ذخیره نمایید. با این تنظیمات در صورت عدم وجود تلفن داخلی و یا در صورت وجود تلفن اگر پاسخ داده نشود تماس به شماره دوم منتقل خواهد شد.

مشاهده پیام های صوتی دریافتی در دفترکار مجازی

پیام های صوتی علاوه بر اینکه می توانند به صورت Email ارسال شوند و یا با تلفن شنیده شوند به صورت فایل هم در در پنل قابل دسترس هستند.

برای شنیدن پیام ها روی تلفن داخلی در صورتی که از داخلی خود استفاده می کنید 97* را شماره گیری می کنید و در صورتی که از داخلی دیگری استفاده می کنید 98* را شماره گیری کنید راهنمای صوتی تا شنیدن پیام شما را همراهی خواهد کرد.

برای دیدن فایل پیام صوتی از طریق پنل وب هم کافیست به تب Setting بروید و زیر منو voicemail را انتخاب نمایید.

مشاهده و مرور تماس های ضبط شده در دفتر کار همراه

در پنل وب تب Setting را انتخاب نمایید سپس از زیر منو گزینه Voicemail را انتخاب کنید . در اینجا شما می توانید تماس های ضبط شده را مشاهده نمایید.

تنظیم هشدار دهنده در دفترکار مجازی

این قسمت فقط روی تلفن های داخلی کار خواهد کرد.

به عنوان مثال شما یک قرار ملاقات دارید با تنظیم این قسمت در زمانی مشخص قبل از ساعت ملاقات شما سیستم با تلفن داخلی شما تماس می گیرد و پیغامی که از قبل به آن داده اید را می خواند همچنین این یادآوری از طریق پست الکترونیک نیز انجام می شود.

برای تنظیم یک رویداد به تب calender بروید در زیر منو Calender را انتخاب کنید روی دکمه Create new event کلیک کنید در صفحه باز شده تنظیمات را به این صورت انجام دهید

• در قسمت name یک نام برای رویداد مورد نظر انتخاب کنید.
• در قسمت Description می توانید توضیحاتی برای این رویداد بنویسید.
• تاریخ شروع و پایان رویداد را تعیین کنید شما می تواننید یک رنگ هم به آن بدهید تا در تقویم مشخص تر باشد.
• با کلیک روی Configure a phone call reminder تنظیمات مربوط به تماس برای یاد آوری باز می شود. که می توانید در قسمت call to یک شماره داخلی وارد کنید و در Reminder زمانی که می خواهید تماس گرفته شود را مشخص میکند در قسمتText to Speech هم متنی که بعد از تماس با شما خوانده خواهد شد را وارد کنید
• با کلیک روی Notify Guests by Email شما می توانید اعلان را به صورت Email هم داشته باشید.
• در قسمت Emails to Notify آدرس Email اسخاصی که لازم است را وارد کنید.